如何用溝通解決80%的工作問題?

老司機 2021/09/25 檢舉 我要評論

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好好說話,真誠相待,溫和堅定,學會換位思考,儘量縮短溝通路徑,用客觀事實代替評論,這是我們能給予周圍人和這個世界相處最好的能力。

99%的職場問題,都可以通過溝通解決。

可惜大多數溝通,卻是無效的、負面的。

比如無法共情、沒有同理心、誇誇其談、有罪推論、無端挑刺、自我感覺良好過頭、有意無意的貶低、惡意滿滿的指責、毫無根據的臆測、冷漠以對、恐嚇威脅......

蕭伯納曾說:溝通最大的問題在于,人們想當然地認為已經溝通過了!

溝通是每個職場人,應該重新梳理的能力模型,它直接影響著工作效率、同事關係、升職加薪。

擅溝通的人往往更受同事和領導歡迎,常被誇讚高情商、有共情能力。

而那些不擅溝通的職場人,卻分分鐘能「把天聊死」,因此常被貼上低情商的標籤。

 1 大多誤會都是溝通導致的

有這樣一個溝通漏斗理論:你心裡想的是100%,你嘴裡講的是80%,別人聽到的是60%,別人聽懂的是40%,別人執行的是20%。

有的無效溝通不僅不能解決掉問題,反而會產生出更多誤會。

比如有些員工喜歡拖延交總結報告,這時候有的領導就會批評說,「每次都是你最晚提交,就不能早點嗎?」

員工心裡聽了也不舒服,心想「我哪有每次都最晚交?」

職場溝通的過程中,如果說話的方式不恰當,難免會與領導、同事產生分歧,甚至產生衝突,造成無法挽回的結果。

有句話說得一針見血:

兩個人交流時,其實是六個人在交流:你以為的你,你以為的他,真正的你;他以為的他,他以為的你,真正的他。

為什麼會出現溝通不暢?

很多時候其實你是在和「你以為的他」交流,並沒有理解到對方的真正意思。

溝通雙方之間隱藏了一個大大的「黑箱」,我們總以為自己理解的事,對方就理所當然能理解,于是忽略了中間這個黑箱。

所謂「溝通黑箱心理效應」,是指當溝通的個體在無法獲得事物全域資訊或較少資訊的情況下,更偏向于往壞的方面去想。

特別是在職場中,這種情況特別常見。老闆讓你去辦公室一趟,大部分人這時候的內心是怎樣呢?「是不我做錯了啥?」而很少會去諸如是否是升職加薪這種好的方向!

所以,不得不承認,職場中大多誤會都是溝通導致的,認知到這一點,將有利于我們更客觀的來審視自己日常的溝通方式。

 2 不善溝通早晚吃大虧

可以說,沒有溝通就沒有人與人之間的關係,社會和生活也無法正常運行。

如果職場必備能力有排行榜,溝通能力一定在榜單Top,甚至把它放在工作能力前面也不為過。

不善溝通早晚吃大虧,一不小心就得罪了人。

錯誤的溝通方式,更容易導致誤會和矛盾升級。

有的人可能會覺得,既然我不擅長溝通,那我就儘量選擇不太需要溝通或者交流的工作。

但是這種想法往往不現實,在職場中,無論哪個行業和崗位,都是避免不了溝通和回饋這個額環節的。

無論是面對下屬、同事、上級,還是投資者、合夥人。 沒有溝通這個環節,很多事情根本進行不下去的。

 3 高情商的人,說話如沐春風

面對同一件事情,高情商與低情商的區別,就在于如何去有效溝通並進而實現解決問題。

高情商的人,能在處理事情的過程中態度不卑不亢,以解決問題為導向,而不是讓情緒隨意發洩。

卡耐基也曾說:

「如果你是對的,就要試著溫和地、技巧地讓對方同意你;如果你錯了,就要迅速而熱誠地承認。這要比為自己爭辯有效和有趣得多。」

看到兩個發生在機場的視訊,很有意思。

同樣是碰到飛機延誤的情況,兩個人不同的溝通方式,結果完全不一樣。

第一個女孩,在發現飛機延誤後,積極的和航空公司溝通退票、改簽事宜,有理有據、把訴求講得明明白白。

她先是列舉了相關法律法規:

按照民航的法律規定,延遲飛行所產生的經濟補償應該執行,而且是由于航空公司一方所導致的航班延誤和取消,所以乘客是有權利免費的退改簽。

然後再指出航空公司不合理的地方,最後提出相關訴求:解決食宿、經濟賠償、協助乘客們免費退改簽、安排補班飛機。

幾番溝通下來,簡直就是「教科書式維權」,既沒有像別的乘客那樣扯著嗓門大吼大叫,也沒有忍氣吞聲卻在心裡抱怨,她不卑不亢,有條不紊,讓人如沐春風。

而相似的情況,另一個男孩同樣遭遇飛機延誤,不擅溝通只顧自己宣洩情緒,對航空公司人員一直大吼大叫:「我要飛,我必須要飛。」

網友的調侃段子讓人忍俊不禁:「給他一個風箏,讓他飛吧。」

同一件事,兩個人處理事情的方式不一樣,結果也就截然不一樣。

會說話的人知道用合理的方式表達訴求,自然能取得最佳效果,而不是將自己的情緒需求放在第一位。

我有一個長期保持聯繫的行業朋友,她是一個公司的創始人,初見她時,我很難將她與創始人、CEO這些詞聯繫在一起。

她總給人感覺總是溫潤如玉,說話輕聲細語,臉上總是帶著笑意。

其實在創業過程中,著急暴躁、血壓升高、厲聲呵斥,可能都是常發生的事,若還能時刻做到高情商溝通、保持情緒平和,真的是要有一番修煉才能達成的。

好好說話,放低聲音和放慢語速,有時候反而更有說服力,甚至化戰爭于無形。

《掌控力》一書中也提到,低音量確實比高音量更有說服力。

就比如有些職場人在溝通失敗後,惱羞成怒的在公司裡大喊大叫,能收服人心麼?不能。只會令人厭惡。

從古至今,所有的「溝通」專家,如唐雎、諸葛亮、孔子等,都不是靠嘶吼來扭轉乾坤的。

人們只有在最放鬆的狀態下,才更願意去聽別人說的話。

而高情商的人,能夠提前巧妙的組織好「溝通氛圍」,也只在自己沒有威脅時,才會放下防禦,去接納他人。

 4 學會溝通是一場修行

西方有個諺語:

「世界上有兩件最難的事:一是把別人的錢裝進自己的口袋;二是把自己的思想裝進別人的腦袋。」說明有效溝通、達成共識是一件難度很大的事情。

有人的地方就有社會。要想在職場有長遠的發展,處理人際關係至關重要,而處理人際關係的過程就是溝通的過程。

學會溝通是人生的一場修行,值得我們終身學習。那究竟要怎麼才能提升溝通能力,實現有效溝通呢?

1、真誠最重要

需要強調的是,「真誠是溝通中最重要的,沒有之一」,真誠是有效溝通的大前提,畢竟「兩點之間,直接最短」。

說到這裡不得不提一下楊天真,從金牌經紀人到PLUSMALL大碼女裝品牌主理人,從《奇葩說》中slay全場的boss,再到短視訊作品和直播中霸氣感性。

混得風生水起的背後,楊天真與人溝通的方法和她的「解題方式」在任何領域都是共用的。

在她之前大火的暢銷書《把自己當回事兒》裡。她提出了一個觀點, 真誠溝通隨著人生境界越來越開闊,其實人卻反而變得越來越真誠。隨著職業進階,遇到的人越來越成熟,工作狀態成熟,情緒也成熟,同時非常洞悉人性。

一旦你是一個愛耍小聰明的人,就會遇見晉級的屏障,不是卡在能力上,而是卡在人性上。

2、換位思考

在職場裡,這樣的例子很普遍:

運營無法理解為什麼產品把需求否定了;

產品不能理解為什麼研發實現的功能跟他想要的總是不一樣;

設計師不明白文案究竟要什麼樣的風格;

執行無法理解客戶為啥總是不滿意……

這種種現象,其實都是沒有站在對方角度去考慮問題所導致的。

在溝通時,人們通常會慣性的使用常用詞和以及觀念,而完全不管對方是否能聽懂,是否能完全理解他的意思。

這就會導致溝通資訊在傳達過程中的扭曲,主觀性曲解意思進而造成誤會,也就是所謂的資訊的不對稱。

若再這種情況下還進一步「強制」對方理解和接受,試圖「說贏」對方讓其認可觀點,只會「把天聊死」。

溝通的本質其實就是換位思考,畢竟沒有人喜歡被說服、被改變。

我被說服了,等于什麼?我被打敗了!

理由越充分,等于什麼?我越不開心!

每個人腦中既有的看法、想法,已然存在的觀念或立場,其實都是無數他過去生活經驗當中的偏好與選擇的結果。

按鬼穀子的話說,只有「同聲相呼」,才能「實理同歸」。

交流的時候,拋棄「自以為是」的想法,多從他人的角度去思考問題,說話的時候多替他人著想,很多問題都能迎刃而解。

3、儘量縮短溝通路徑

溝通路徑越短的人,越容易達成目的。

什麼是溝通路徑?

人們在溝通的時候,是帶著目的的,我們把從溝通的原點至到達溝通目的地所花費的時間、步驟、過程等統一叫做溝通路徑。

溝通路徑不是單向的,而是雙向的。

溝通的一個完整迴圈是:發出資訊 - 資訊傳遞媒介(微信、電話、見面)- 接受資訊 - 理解資訊 - 回饋(發出)資訊。

人們在經過了多次的溝通迴圈之後,完成了溝通。溝通路徑並不是固定的,同一個目標,不同人所花費的時間、步驟不一樣。

舉個例:

第一種人:

「在嗎?」

「在,請問有什麼事麼?」

「想邀請貴公司參加我們的一個沙龍會」

「你們是哪家公司呢?」

「XX公司」

「嗯,沙龍是什麼主題內容?」

「本次沙龍是XX主題」

「哦,好的」

「想問一下,你有沒有時間呢?」

「可以,請問大會時間是?」

「xx」

「地址是哪裡」

「xx」

......

第二種人:

「你好,我是 xxx公司的XX部門負責人,請問您有時間參加我們的「XX」主題沙龍會嗎?我們的時間是 xxx,地點 是 xxx,如果時間合適且您有意向參與,稍後我會給您發送一份詳細的邀約資訊。謝謝。」

「時間合適的,具體邀約資訊那你發給我吧」。

為了邀約參與合作沙龍,第一種人花了好幾個來回才傳達完想表達的資訊,而第二種人,只花了一個來回就高效率完成。

很明顯,第二種人的溝通路徑小于第一種人。縮短溝通路徑不僅會提高溝通效率,也避免了拉長溝通路徑可能帶來的誤會和摩擦。

選擇最短的溝通路徑,才能在工作中做到專業化和效率。

4、用客觀事實代替評論

溝通是一門藝術。它會受到時間、場合,以及雙方性格、溝通能力、信任度等影響。

用事實代替觀點很重要,比較正確的做法就是客觀說事情的情況,而不要去做主觀的評價。

「事實」是有效溝通的基礎,它能使溝通雙方保持冷靜,不繞圈子不發洩無畏的情緒,進而清晰地說明問題。

「主觀評價」是我們對事實在進行人為的解讀,這些解讀建立在個人的經驗和知識上,所以不夠客觀。

想要高效溝通,就要儘量用客觀事實代替評論,少去做主觀的評價。

比如當有員工上班遲到了半個小時,很多領導就會用責怪的口氣質問,「你怎麼又遲到了,你怎麼經常遲到,一點時間觀念都沒有」, 員工聽完後反而覺得冤枉,心裡連聲叫苦「我哪裡經常遲到了!」

其實每個人對于「經常」這個詞的理解是不一樣的,有人認為一個星期遲到一兩次就算「經常」,而有的人認為一星期遲到三四次才算「經常」。

所以正確的溝通方式應該是,告訴員工,「你今天遲到了半個小時,前天也遲到了,後面要提高時間觀念,儘量別再遲到了!」

以此類推,如果以這種客觀陳述的方式來溝通,相信員工是可以接受的,因為你說的是事實。

好好說話,真誠相待,溫和堅定,學會換位思考,儘量縮短溝通路徑,用客觀事實代替評論,這是我們能給予周圍人和這個世界相處最好的能力。

我相信,溝通能力是通過不斷的學習、感悟、調整而提升起來的,沒有人是天生的溝通高手。願你的精進之路,少走彎路。

道路千萬條,安全第一條,我是老司機,我在下一期等你


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